Powołanie takiego zespołu jest obowiązkowe w przypadku zamówienia na roboty budowlane lub usługi, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 1 000 000 euro. Zespół powoływany jest dla jednego lub więcej powiązanych ze sobą zamówień. Co najmniej dwóch członków zespołu jest powoływanych do komisji przetargowej.
POLECAMY
Zespołu można nie powoływać, jeżeli zamawiający w inny sposób zapewnia udział co najmniej dwóch członków komisji przetargowej w nadzorze nad realizacją udzielonego zamówienia.
Zmiana organizacji pracy
Nowa instytucja zespołu nie jest wyłącznie formalnym wymaganiem i w żadnym przypadku nie powinna być w ten sposób traktowana. Cel wprowadzenia tego przepisu odzwierciedla zamysł ustawodawcy, którym jest zwrócenie uwagi zamawiających na konieczność takiego ukształtowania pracy w instytucjach zamawiających, aby zapewnić sprawną realizację umów w sprawie zamówienia publicznego.
Zamawiający zbyt często popełniają istotne błędy w organizacji pracy. Konsekwencją są niejednokrotnie problemy z realizacją umów, wynikające m.in. z:
- nieznajomości założeń leżących u podstaw podjęcia decyzji o zawarciu danej umowy po stronie osób odpowiedzialnych za nadzór nad jej realizacją,
- odmiennego rozumienia postanowień umowy po stronie osób odpowiedzialnych za nadzór nad jej realizacją oraz osób przygotowujących dokumentację przetargową,
- nieujęcia w umowie istotnej części obowiązków wykonawcy wpływających na realizację celu umowy,
- braku spójności umów realizowanych równolegle lub umów zależnych od siebie – czego przykładem może być brak koordynacji zamówień dotyczących dostaw sprzętu informatycznego oraz umów obejmujących oprogramowanie konieczne do działania takiego sprzętu.
Ważne!
Ustawodawca zidentyfikował problemy związane z realizacją umów i przedstawił propozycję zmniejszenia ryzyka ich występowania poprzez obowiązek zaangażowania do prowadzenia w dużych postępowaniach (o wartości zamówienia równej lub wyższej niż 1 mln euro) osób odpowiadających za późniejszy nadzór nad realizacją umowy.
Jest to założenie ze wszech miar słuszne, warto jednak na to zagadnienie spojrzeć z szerszej perspektywy, ujmując je nie tylko od strony zarządzania zamówieniami publicznymi, lecz także jako element szerszej całości – zarządzania organizacją jako taką. Okazuje się bowiem, że znaczna część problemów związanych z realizacją umów ma swoje źródło w niewłaściwym ukształtowaniu organizacji pracy oraz struktury organizacyjnej zamawiającego.
Można wyeliminować część ryzyka w tym zakresie leżącego po stronie zamawiającego, kształtując organizację pracy w sposób odpowiadający wymogom danego zamówienia czy projektu lub programu, którego to zamówienie jest częścią. Warto zatem potraktować przepis art. 20a Pzp jako przyczynek do dyskusji na temat organizacji pracy w całej instytucji zamawiającego.
Ryzyko realizacji umów
Nie starając się zidentyfikować wszystkich – czy choćby najważniejszych przyczyn niewłaściwej organizacji pracy – można zauważyć czynniki, które wpływają na zwiększone ryzyko występowania problemów w realizacji umów. Należy do nich praktyka sporządzania opisu przedmiotu zamówienia przez departament „merytoryczny” i przekazania dokumentacji do działu zamówień publicznych bez dalszego faktycznego udziału w pracach komisji przetargowej osób przygotowujących tenże opis.
Ważne!
Chodzi nie tylko o formalny brak specjalistów w składzie komisji przetargowej, lecz bardziej o faktyczne oddawanie kompetencji w zakresie opisu przedmiotu zamówienia w ręce komórki odpowiedzialnej za postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Takie podejście powoduje, że ostateczny produkt pracy komisji przetargowej może znacząco odbiegać od założeń wnioskodawcy. A niestety, konsekwencją takiego działania mogą być próby wyzbywania się odpowiedzialności w zakresie tych klauzul umownych, które zostały wprowadzone do dokumentacji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Kolejnym problemem jest brak angażowania w prace odpowiednich osób – przykładem może być brak wsparcia radcy prawnego w toku przygotowywania opisu przedmiotu zamówienia (co szczególnie w przypadku nowych projektów może być kluczowe ze względu na możliwe ograniczenia prawne), prac komisji przetargowej, a następnie w toku realizacji umowy. Nie można przy tym rozumieć takiego wsparcia wyłącznie jako wymogu formalnego – chodzi tak naprawdę o zaangażowanie w prace (w organizację) osób zapewniających przygotowanie możliwie pełnej dokumentacji, a następnie realizację postępowania oraz nadzorowanie wykonania umowy przy uwzględnieniu pełnej wiedzy i kompetencji. W tym zakresie często brakuje efektywnej współpracy między poszczególnymi działami organizacji (zjawisko tzw. silosowości organizacji).
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej
Jako problem występujący niezwykle często można wskazać brak kierownika projektu czy innej osoby odpowiedzialnej za doprowadzenie danego projektu do końca. Jeśli za projekt uznamy każdą umowę (a większość dużych umów może być za taką uznana) lub więcej umów powiązanych ze sobą w określony sposób, okazuje się, że wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizację takiej umowy (lub umów) wpływa pozytywnie na organizację pracy. Wymaga to jednak pewnej zmiany świadomości w jednostkach publicznych sprowadzającej się do myślenia projektowego, która na szczęście w wielu miejscach już następuje – oraz umiejętności i chęci wzięcia odpowiedzialności przez określoną osobę, niekoniecznie kierownika komórki organizacyjnej, za pewien obszar działalności organizacji.
Są to jedynie przykładowe problemy zauważone w bieżącej pracy po stronie zamawiającego. Dodatkowo można wspomnieć o niechęci dużych instytucji do zmiany całej struktury organizacyjnej czy dostosowywania procedur bez niezbędnej konieczności.
Podsumowanie
Wnioski, jakie można wyciągnąć z interpretacji art. 20a Pzp, są następujące:
- Zespół musi być powołany dla postępowań o wartości szacunkowej (netto) równej lub wyższej niż 1 mln euro.
- Dla postępowań o mniejszej wartości zamawiający nie ma obowiązku powołania zespołu, ma jednak takie prawo.
- Zespół powinien zostać powołany na etapie inicjowania pracy, czyli wówczas, kiedy została już podjęta decyzja o przystąpieniu do prac nad umową, niekoniecznie jednak już wiadomo, w jaki sposób dany projekt bądź umowa będą realizowane, w jakim trybie zostanie wszczęte postępowanie, czy w jaki dokładnie sposób zostaną ukształtowane zobowiązania umowne.
- Ze składu zespołu co najmniej dwie osoby muszą zostać powołane do komisji przetargowej – oznacza to, że zespół i komisja są ciałami odrębnymi, lecz powiązanymi ze sobą. Komisja przetargowa jest ciałem wspomagającym kierownika zamawiającego – ważne jest, aby udział w niej brały osoby, które przygotowują opis przedmiotu zamówienia, a następnie biorą udział w realizacji umowy. W innym przypadku niewielka jest szansa na to, aby potrzeba leżąca u podstaw decyzji o zawarciu umowy została w pełni zaspokojona.
- Zespół może dotyczyć jednego lub więcej postępowań – związek między nimi powinien być funkcjonalny (np. organizujemy akcję promocyjną i zamawiamy osobno – projekt ulotek i plakatów, osobno ich druk, osobno wynajmujemy agencję public relations – mamy w tym przypadku trzy odrębne postępowania, lecz związane ze sobą, co uzasadnia ich realizację przez jeden zespół po stronie zamawiającego).
- Ustawodawca dał zamawiającym „plan minimum” – art. 20a ust. 4 Pzp, zgodnie z którym zespołu można nie powoływać, jeżeli zamawiający w inny sposób zapewnia udział co najmniej dwóch członków komisji przetargowej w nadzorze nad realizacją udzielonego zamówienia.
