Dokument skierowany jest do zamawiających publicznych w państwach członkowskich Unii Europejskiej, na których spoczywa obowiązek zapewnienia dostępności produktów niezbędnych w walce z epidemią COVID-19, w szczególności środków ochrony indywidualnej, wyrobów medycznych, zwłaszcza respiratorów oraz innych środków medycznych, jak również obowiązek zapewnienia funkcjonowania infrastruktury szpitalnej i informatycznej.
W wytycznych Komisja wyjaśnia, jakie możliwości dostępne są w świetle aktualnie obowiązujących unijnych ram dotyczących zamówień publicznych, aby stawić czoła kryzysowi związanemu z epidemią. Odzwierciedlają one przyjętą przez Komisję interpretację traktatów, dyrektyw w sprawie zamówień publicznych oraz orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, nie zmieniając obowiązujących ram prawnych.
POLECAMY
Możliwości zamawiających
Jak podano w opracowaniu PARP, Komisja wskazała następujące możliwości, które mogą rozważyć i zastosować zamawiający:
- skorzystania w pilnych przypadkach ze znacznego skrócenia terminów, aby przyspieszyć przebieg postępowań prowadzonych na podstawie procedury otwartej lub procedury ograniczonej;
- jeżeli możliwość skrócenia terminów będzie niewystarczająca, zamawiający mogą przewidzieć procedurę negocjacyjną bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu – ostatecznie dopuszczalne jest także bezpośrednie udzielenie zamówienia wybranemu wcześniej podmiotowi gospodarczemu pod warunkiem, że podmiot ten jest jako jedyny w stanie zrealizować niezbędną dostawę przy ograniczeniach technicznych i czasowych spowodowanych pilną koniecznością;
- zamawiający powinni również rozważyć możliwość znalezienia alternatywnych rozwiązań i nawiązania współpracy z rynkiem.
Według Komisji, w europejskich regulacjach dotyczących zamówień publicznych przewidziano już wszelką niezbędną elastyczność, dzięki której możliwe jest nabywanie towarów i usług bezpośrednio związanych z kryzysem wywołanym epidemią COVID-19 w jak najkrótszym terminie. Dodatkowo Komisja wskazuje, że w celu przyspieszenia procesu udzielania zamówień zamawiający publiczni mogą również rozważyć:
- nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi wykonawcami z UE i spoza UE telefonicznie, pocztą elektroniczną lub osobiście;
- zatrudnienie pośredników, którzy mają lepsze kontakty na rynkach;
- wysyłanie swoich przedstawicieli bezpośrednio do krajów, w których istnieją niezbędne zapasy i które mogą zapewnić natychmiastową dostawę;
- zwrócenie się do potencjalnych dostawców o zwiększenie produkcji bądź (ponowne) rozpoczęcie produkcji.
W kontekście poszukiwania alternatywnych czy innowacyjnych rozwiązań na potrzeby walki z epidemią już dostępnych na rynku lub takich, które mogą zostać wprowadzone w krótkim terminie oraz nawiązania w tym zakresie współpracy z podmiotami rynkowymi, w wytycznych wskazano również na możliwość: - korzystania przez zamawiających z innowacyjnych narzędzi cyfrowych w celu wywołania szerokiego zainteresowania podmiotów gospodarczych, które są w stanie zaproponować alternatywne rozwiązania – przykładowo mogą oni uruchamiać tzw. hackathony (maratony projektowania) służące wypracowaniu nowych koncepcji umożliwiających ponowne wykorzystywanie masek ochronnych po ich dezynfekcji, sposobów skutecznej ochrony personelu medycznego, możliwości wykrywania wirusa w środowisku itp.;
- zacieśnienia współpracy z ekosystemami innowacji lub sieciami przedsiębiorców, które mogłyby proponować nowe rozwiązania.
Wytyczne koncentrują się przede wszystkim na przedstawieniu możliwości w zakresie wyboru przez zamawiających procedur i terminów w odniesieniu do zamówień na pilne dostawy i usługi pierwszej potrzeby w związku z epidemią COVID-19, a także, w razie konieczności, dodatkową infrastrukturę. W ocenie Komisji, w świetle przepisów dyrektywy 2014/24/UE, europejskie regulacje dotyczące zamówień publicznych dostarczają wszystkich narzędzi niezbędnych do zaspokojenia wyżej wskazanych potrzeb.
Procedury: otwarta i ograniczona – skrócenie terminów
W przypadku zamówień objętych zakresem dyrektywy (tj. o wartości równej progom unijnym lub większej), zamawiający może zdecydować o udzieleniu zamówienia w drodze procedury otwartej, czyli w trybie przetargu nieograniczonego w świetle polskiego Prawa zamówień publicznych lub procedury ograniczonej – przetargu ograniczonego według ustawy Pzp.
Ważne
W objętych dyrektywą procedurach otwartych termin na składanie ofert nie może być co do zasady krótszy niż 35 dni. Z kolei w przypadku procedur ograniczonych, dyrektywa przewiduje termin 30 dni na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz termin 30 dni na składanie ofert. Terminy te mogą jednak zostać skrócone w przypadkach pilnej konieczności, należycie uzasadnionych przez instytucję zamawiającą, w których niewykonalne jest zastosowanie obowiązującego standardowo terminu.
W procedurze nieograniczonej, w przypadku należycie uzasadnionej pilnej potrzeby, termin na składanie ofert może zostać skrócony do 15 dni. W przypadku procedur ograniczonych termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu może zostać skrócony do 15 dni, natomiast termin składania ofert do 10 dni.
Komisja wskazuje, że zastosowanie „przyspieszonego” trybu jest zgodne z zasadami równego traktowania i przejrzystości oraz zapewnia konkurencję nawet w przypadkach pilnej konieczności. W tego rodzaju sytuacjach, jeżeli niewykonalne jest wyznaczenie terminów obowiązujących w normalnych okolicznościach, instytucje zamawiające mogą zgodnie z dyrektywą skrócić terminy mające zastosowanie do otwartej lub ograniczonej procedury udzielania zamówień publicznych.
Procedura negocjacyjna bez ogłoszenia w przypadku wyjątkowo pilnej konieczności
Drugim rozwiązaniem, na jakie wskazuje Komisja w kontekście przyspieszenia udzielania zamówień mających na celu zaspokojenie potrzeb związanych z pandemią COVID-19, jest możliwość zastosowania procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, czyli udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Zgodnie z dyrektywą, zamówienie może być udzielone w drodze tego typu procedury, w zakresie, w jakim jest to absolutnie niezbędne, jeżeli – ze względu na wystąpienie wyjątkowo pilnej konieczności spowodowanej wydarzeniami, których instytucja zamawiająca nie mogła przewidzieć, a terminy przewidziane dla procedury otwartej lub procedury ograniczonej, lub procedury konkurencyjnej z negocjacjami nie mogą być dotrzymane.
Okoliczności przywoływane w celu uzasadnienia wyjątkowo pilnej konieczności nie mogą być w żadnym wypadku przypisane instytucji zamawiającej. Analogiczna do wyżej przytoczonego przepisu dyrektywy regulacja zawarta jest w art. 67 ust. 1 pkt 3 Pzp, który przewiduje, że zamówienia z wolnej ręki można udzielić, gdy ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia.
Podsumowanie
W ocenie Komisji zwiększająca się liczba pacjentów z COVID-19, którzy wymagają leczenia oraz spodziewany dalszy jej wzrost aż do osiągnięcia najwyższego poziomu, należy uznać za wydarzenia niemożliwe do przewidzenia przez jakąkolwiek instytucję zamawiającą. Kwestia tego, czy niemożliwe jest w danej sytuacji zachowanie nawet skróconych terminów w ramach procedury otwartej lub procedury ograniczonej (odpowiednio 15 i 10 dni na złożenie ofert), będzie podlegała indywidualnej ocenie, ale w większości przypadków, zdaniem Komisji, jest to prawdopodobne, przynajmniej w odniesieniu do znacznie zwiększonych potrzeb krótkoterminowych w miarę wzrostu krzywej zakażeń.
Komisja podkreśliła, że procedura negocjacyjna bez uprzedniej publikacji ogłoszenia ma jednak charakter wyjątkowy – wszystkie warunki jej zastosowania muszą być spełnione łącznie i należy je interpretować w sposób zawężający. Każda instytucja zamawiająca będzie musiała zatem ocenić, czy warunki zastosowania takiej procedury zostały spełnione i uzasadnić jej wybór w indywidualnym sprawozdaniu. Komisja wskazała ponadto, że stosowanie procedur negocjacyjnych bez ogłoszenia powinno mieć charakter tymczasowy, w celu wypełnienia luki do czasu znalezienia bardziej długofalowych, stabilniejszych rozwiązań, takich jak umowy ramowe na dostawy i usługi, uzyskanych w drodze zwykłych procedur (w tym w trybie przyspieszonym).
Przypis:
- Opracowano na podstawie Komunikatu Komisji – Wytyczne Komisji Europejskiej w sprawie stosowania ram dotyczących zamówień publicznych w sytuacji nadzwyczajnej związanej z kryzysem wywołanym epidemią COVID-19 (Dz. U. C 108 I z 1 kwietnia 2020 r., s. 1) oraz informacji zawartej na stronie PARP autorstwa Agaty Kudelskiej z Departamentu Wsparcia Przedsiębiorczości PARP, Enterprise Europe Network.
